Beginnen Sie mit einem Ablauf, den Sie beobachten können.
Eine eingehende Anfrage wird zum Antwortentwurf. Eine Anfrage wird zum vorbereiteten Angebot. Ein Dokument wird zum strukturierten Datensatz. Das sind konkrete Abläufe, die sich messen lassen. Eine ganze Abteilung ist für eine brauchbare erste Schätzung zu breit: Aufgaben, Fehlerfolgen und Prüfaufwand unterscheiden sich zu stark.
Das Startbeispiel verwendet 40 Vorgänge pro Woche, heute 15 Minuten Bearbeitungszeit und mit KI-Unterstützung 7 Minuten bei geeigneten Vorgängen. Nur die Hälfte der Vorgänge ist geeignet. Hinzu kommen zwei Stunden monatliche Betreuung. Daraus ergeben sich rund 9,6 Stunden potenziell freie Kapazität im Monat. Diese Zahlen beschreiben das Beispiel, kein Kundenergebnis und keine Erwartung für Ihr Unternehmen.
So funktioniert die Rechnung
Kapazitätsänderung = geeignete monatliche Vorgänge × (Minuten heute − Minuten mit KI) ÷ 60 − monatliche Betreuungsstunden
Ungeeignete Vorgänge behalten ihre heutige Bearbeitungszeit. Menschliche Prüfung und Korrekturen gehören in die Zeit pro unterstütztem Vorgang. Laufende Betreuung wird separat addiert, damit sie nicht doppelt zählt. Der Rechner verwendet einen durchschnittlichen Kalendermonat und bildet Urlaub oder saisonale Nachfrage nicht gesondert ab.
Aus Annahmen wird ein prüfbarer Pilot.
- Erfassen Sie eine Stichprobe echter Vorgänge: aktive Zeit, fehlende Angaben und nötige Korrekturen. Vertrauliche Kundeninformationen gehören nicht in diesen Rechner.
- Legen Sie fest, welche Vorgänge unterstützt werden dürfen und welche manuell bleiben. Benennen Sie eine verantwortliche Person für die Prüfung und eine klare Stop-Regel für unvollständige oder unzuverlässige Ergebnisse.
- Vergleichen Sie vor und während des Piloten dieselbe Art von Arbeit. Messen Sie Prüfung und Nacharbeit mit, statt nur die Geschwindigkeit des ersten KI-Entwurfs zu betrachten.
- Prüfen Sie vor dem Ausbau den gesamten Aufwand: Einrichtung, Schulung, Software, Schnittstellen, Berechtigungen und laufende Verantwortung. Ein negatives Ergebnis ist ein Anlass, den Ablauf anzupassen oder manuell zu belassen.
Mehr Kapazität ist nicht automatisch mehr Gewinn.
Freie Stunden werden erst nützlich, wenn es eine konkrete Verwendung dafür gibt: früher antworten, Rückstände abbauen oder weitere passende Kunden betreuen. Bezahlte Arbeitszeit wird nicht allein dadurch zur Geldersparnis, dass eine Aufgabe schneller geht. Deshalb berechnet dieses Werkzeug Stunden und keinen Umsatz, Gewinn oder Return on Investment.
GrowthAIQ verbindet Kundengewinnung, digitale Infrastruktur und betriebliche Abläufe. Gemeinsam können wir Ihre Annahmen prüfen, einen geeigneten ersten Prozess auswählen und eine abgegrenzte Umsetzung planen. Sie können das Szenario ins Anfrageformular übernehmen, dort prüfen und selbst entscheiden, ob Sie es absenden.